メールを送る際に気をつけたい30のこと

メールを送る際の諸注意。自分で気をつけていることや設定など。

事前作業編

1.相手のアドレスを、アドレス帳に登録する

アドレス帳に登録して、『●●株式会社 ●●様』などとニックネームで登録しておく。相手の差出人欄に表記されます。

2.差出人

日本語でフルネーム+会社名を使用。ローマ字読みはサブで入れ、メイン使用は避ける。
(私が、日本国内の一般的な企業を中心に、業務に関してのやり取りをする場合です)

頻繁にメールをやり取りする相手や環境、会社の方針によってそれに合わせるのが望ましい。

3.署名

名前、会社名、住所、電話番号、FAX番号、HPアドレスなどを表記。メール以外のコンタクトの配慮に必要。
ただし、どんな相手にも全ての情報を提供するのではなく、署名を複数登録しておき使い分けも。
盛り込みすぎてくどくならないように注意。

メール作成基本編

4.件名

件名は本文の総まとめになります。適切に入力します。また、返信により件名の後ろの方が欠けるの場合があるので、重要な言葉はより前に書くように意識。

5.固有名詞

固有名詞をつかう際は間違いがないか裏取りする。

6.英語のスペルミス

うろ覚えや勘で済ませず、スペルミスも意識して裏取りする。

7.名前、会社名

相手の名前、会社名を間違えないようにする。名詞などをよくチェック。

8.(株)の位置

会社によって(株)の位置が違う。前株、後株に注意。

9.段落、改行

ぱっと見での視認性を考慮する。内容ごとにブロックを意識する。

10.箇条書き

ひたすら文章で伝えるよりも、箇条書きで端的に表現する方が伝わりやすかったりする場合も。

11.文字数

半角76文字を目安に、それより前で読みやすい文節などで強制改行する。

12.メール文末

さいごは『以上、…』などのシメをつかう。その下にあんまり改行はあけない。

メール作成応用編

13.表題の件

『表題の件』は、件名を見直す必要があるため、つかわずにズバリの言葉で表現する。

14.添付ファイル

写真など、複数枚送る場合は個別には添付せず、圧縮をかける。さらにフォルダに格納して圧縮すれば、展開時のファイル散乱も防げる。

ファイルサイズが重い添付ファイルは避ける。オンラインのファイルストレージや、サーバーからダウンロードしてもらうようにするなど工夫。

15.圧縮形式

zipなど、Windows、Mac共通で互換性のある形式を採用。sitxやrarなど別途解凍ソフトが必要な圧縮形式は避ける。

16.指示語

『あれ・それ・これ』は避ける。ズバリの言葉で表現する。『前回のメールの通り、』とかもつかわない。

17.日付

日付を入れる際は5/1ではなく、5月1日などと表記する。iPhoneなどではこのままカレンダーに追加可能。

18.曜日も入れる

日付と連動して、曜日も大切。カレンダーを見直さなくても良いように、日付とセットで曜日も入れる。

19.HTMLメール

HTML形式のメールは相手によって通常のテキストでしか表示されない場合があるので注意。
太文字強調や色変えなどがまったく伝わらないケースがある。

返信

20.引用

返信の際は、それまでのメールのやり取りがわかるように引用文は消さない。
引用に対して個別に回答するような場合は、下部の引用は残した上で、コピーして利用する。

21.件名

Re:で始まって、それに続く件名は不用意に変更しない。

22.話題が変わる場合

返信で、まったく別の話題や関連しない内容になる場合、同じメールには含めずに新規作成として扱う。

トーン&マナー

23.敬語

送る相手に応じて、適切な敬語や言葉づかいを。

24.ひらく

漢字だらけではなく、適度にひらがなやカタカナを使用する。硬い文章に表情があらわれる。

25.『至急』はつかわない

『至急』をつかっても相手がすぐにメールを確認するわけではないので、避ける。至急の場合は電話で。

26.名刺をもらったらとりあえずメール

名刺をもらったら、短文でもいいのでさっそくお礼メールを出す。

27.名前や会社名を間違えたら

お詫びメールをすぐに出す。

28.Ccをする場合

Cc: をする場合は冒頭の名指し時にCcの人も表記する。

外部ツール

29.違うデバイスから送信

差出人名欄を工夫。iPhoneやGmailから送信する場合は、名前の後に『kota(iPhoneから送信)』などと外部環境から送信していることを明示。

ちなみに、私の場合Gmailの署名には以下のような表示をしています。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Gmailから送信
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
このメールはGmailを利用して、社外から送受信されています。
内容により対応できない場合がありますので予めご了承ください。

30.Gmail

メール送信後に、送信をキャンセルできる機能がある。


まとめ的な

メールは気配りや根回し次第で良くも悪くもなります。
また、送信前にはかならず文章チェックを!

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2 件のコメント

  • 今回のエントリーも興味深く拝見しました。
    メール本文に関するところに大変共感し、この内容を多くの方に知っていただきたかったのでTwitterで紹介させていただきました。

    すると、私のアカウントをフォローされているプログラマーさんから「2.差出人」について参考になるご指摘をいただいたので共有しますね。
    以下、いただいたコメントです。

    From:やTo:などは、配信・転送時にプログラムによって自動処理されます。その場合、自動処理のプログラムが日本語をはじめとする「非ASCII文字」に対応しているとは限らないため、問題を起こす可能性があります。

    とのことで、差出人の設定で「日本語でフルネーム+会社名を使用」と言い切ってしまうのは少々危険かもしれません。
    たしかに、私自身もFrom欄に表示される自分の名前は「Rico Sengan」(ASCII文字)で設定しております。日本人同士が一般的な環境下でやりとりする分には、日本語で設定していてもほとんど問題は無いと思いますが、中にはマニアックな環境でメールをやりとりしている人がいないとも限らないので、なんらかのフォローを入れておくと尚良いかもしれません。

  • 千貫さん

    千葉も液状化とかいろいろ大変ですね…。復興までまだ長そうですが、お互いがんばりましょう!

    で、ご指摘ありがとうございます、
    確かに可能性を考えると無くはないですね。

    ちょっとそのあたりもフォローしつつ、加筆しますね。

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    ABOUTこの記事をかいた人

    株式会社マジカルリミックス 代表取締役CEO/JimdoExpert 宮城県出身。コンピューター系の専門学校を卒業後、仙台のデザイン会社に入社。 Webサイトのデザイン・コーディングをはじめとし、各種デジタルメディアのデザインに従事。2002年退職後すぐにマジカルリミックスを創業。2007年に法人化で株式会社マジカルリミックスを設立。Webサイト運用に関するコンサルティング、社内向けITトレーニング、セミナー出演、執筆など。2005年から仙台の専門学校で、非常勤講師としてWeb制作講義を担当。 主な著書に『10日で作るかっこいいホームページ Jimdo(ジンドゥー)デザインブック』(エムディエヌコーポレーション)『HTML5+CSS3の新しい教科書 基礎から覚える、深く理解できる。』(共著、同)『基礎から覚える、深く理解できる。Webデザインの新しい教科書』(同)。